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Soluzione 1: Ricerca standard
La ricerca predefinita spesso prevede la digitazione di una query e la selezione dei risultati appropriati per trovare le informazioni desiderate nel documento. I parametri aggiuntivi, come la formattazione del testo e i caratteri speciali, non vengono presi in considerazione.
Importante: Microsoft Word ha diverse versioni, ognuna con le proprie caratteristiche. Non è possibile fornire una guida universale su come effettuare una ricerca in un documento, pertanto ogni categoria di software verrà considerata separatamente.
Opzione 1: Microsoft Word 2013 – 2021
Per eseguire una ricerca di testo in Microsoft Word 2013 – 2021, è necessario richiamare una barra di navigazione speciale, che consente di evidenziare esclusivamente i frammenti di testo corrispondenti alla richiesta dell’utente. Altre funzioni includono l’analisi per titoli e pagine del documento. Il pannello può essere richiamato tramite un pulsante speciale sulla barra degli strumenti. A tale scopo, accedere alla scheda “Home” e fare clic con il pulsante destro del mouse su “Trova” nel blocco “Modifica“.
Inserire la richiesta nel campo “Cerca nel documento” e premere il tasto Invio. La scheda Risultati nella barra laterale subito sotto visualizzerà un elenco di frasi che contengono la parola o la frase in questione. Facendo clic su uno di essi, si accede direttamente al punto corrispondente del documento.
È inoltre possibile visualizzare i risultati in una pagina specifica o nell’intestazione facendo clic sull’omonima scheda. Facendo clic sull’oggetto desiderato, il cursore si sposta nell’area appropriata del documento.
Importante: questi non sono tutti i modi per cercare informazioni in Microsoft Word 2013-2021 come standard. È possibile disporre di più opzioni passando alla modalità Avanzata. A tale scopo, nella scheda Home è necessario aprire il menu contestuale della voce Trova e selezionare Ricerca avanzata. Alcune delle caratteristiche presentate saranno discusse nella parte pertinente di questo articolo.
Leggi anche: Utilizzo dell’area di navigazione in MS Word
Opzione 2: Microsoft Word 2007 – 2010
In Microsoft Word 2007 – 2010 la ricerca avviene in modo simile, la differenza principale è il layout grafico del programma. Posizionate il cursore all’inizio del documento in modo da poter analizzare l’intero testo da lì, quindi passate alla scheda Home e fate clic sul pulsante Trova situato nella casella degli strumenti di modifica.
Nella finestra che si apre, digitate la vostra richiesta nel campo “Trova”. Può essere un singolo carattere o un’intera frase. È importante capire che verrà trovato il testo che corrisponde esattamente alla frase inserita. Fare clic sul pulsante “Trova successivo” per avviare il processo. In caso di successo, il passaggio pertinente verrà evidenziato nel documento. I clic successivi visualizzeranno altri risultati nella pagina.
Se si fa nuovamente clic su “Trova successivo”, è possibile che venga visualizzata una finestra a comparsa con il messaggio “Word ha terminato la ricerca nel documento”. Ciò significa che sono stati trovati tutti i passaggi di testo del documento che corrispondono alla query inserita. In questo caso, fare clic su “OK” per chiudere la finestra.
Nella stessa finestra è possibile cercare una parola o una combinazione di parole nell’intero documento o in una determinata parte di esso (nel secondo caso è necessario selezionare il frammento di testo necessario). Questa funzione è controllata dal pulsante “Trova in”, che apre un menu aggiuntivo in cui è possibile selezionare l’opzione “Frammento corrente” o “Documento principale“. Tutti i risultati saranno evidenziati nel testo.
L’ultima funzione della ricerca standard implica l’evidenziazione di un risultato, che non scomparirà nemmeno durante la lettura o la modifica del documento. Per utilizzarlo, fare clic sul pulsante “Selezione in lettura” nella finestra e selezionare “Seleziona tutto” nel menu contestuale. Le parole trovate saranno immediatamente inquadrate in giallo sulle pagine del documento. In seguito, per rimuovere questo effetto sarà necessario fare nuovamente clic sullo stesso pulsante, ma questa volta selezionando l’opzione “Deseleziona“.
Opzione 3: Microsoft Word 2003
In Microsoft Word 2003, la ricerca del frammento di testo desiderato si trova anch’essa in una finestra separata, ma è chiamata in un modo diverso e ha un’interfaccia leggermente ridisegnata. Tuttavia, le funzioni di base disponibili nei programmi precedentemente considerati sono presenti anche qui. Per espandere la finestra di ricerca è necessario aprire il menu “Modifica” nella parte superiore del programma e fare clic su “Trova”.
Specificare una query nel campo “Trova”. Può essere di qualsiasi tipo, l’importante è che corrisponda al testo da cercare, altrimenti le azioni successive non avranno senso. Quindi premere “Trova successivo” per avviare il processo. Il risultato sarà una selezione nel documento principale.
Nota! Se si desidera cercare in una parte specifica del testo, è necessario selezionare il frammento richiesto, prima di fare clic sul pulsante “Trova successivo“.
Quando vengono visualizzate tutte le corrispondenze con la query inserita, si riceverà una notifica al successivo clic sul pulsante. Per eseguire nuovamente l’operazione, fare clic su “Sì”. Per chiudere la finestra, selezionare la risposta “No”.
È anche possibile evidenziare la parola cercata nell’intero documento o in una determinata parte di esso (in quest’ultimo caso, selezionare la parte desiderata). Per farlo, selezionare la casella di controllo “Evidenzia tutti gli elementi trovati in” e scegliere l’area di ricerca – “Frammento corrente” o “Documento principale” dall’elenco a discesa sottostante. A questo punto è sufficiente fare clic sul pulsante “Trova tutto” per visualizzare le corrispondenze trovate.
Nota! A differenza delle versioni successive dell’editor di testo, Microsoft Word 2003 non dispone dell’opzione di selezione del testo durante la lettura, di cui si è parlato in precedenza in questo articolo.
Opzione 4: Microsoft Word online
L’ultima implementazione del word processor non considerata è la versione online integrata nel servizio di cloud storage OneDrive di Microsoft. È possibile effettuare ricerche tramite un menu laterale a comparsa, come avviene nelle ultime versioni del software desktop. Per richiamarla dalla scheda Home, fare clic sul pulsante a forma di lente di ingrandimento “Trova” nella barra degli strumenti.
Apparirà una barra laterale in cui dovrete inserire la vostra richiesta nel campo “Cerca”. Assicuratevi anche di selezionare “Questo file” dall’elenco a discesa subito sotto se volete cercare all’interno di un documento di lavoro. Una volta effettuate le impostazioni preliminari, premere il tasto Invio. I risultati trovati saranno evidenziati nel documento e nella barra laterale della parte principale saranno visualizzate le frasi che includono la query precedentemente inserita.
Inoltre, è possibile impostare un filtro che escluda i risultati non necessari. A tale scopo, fare clic sull’omonimo pulsante, la cui posizione è mostrata nell’immagine seguente. Il menu contestuale visualizzato offre tre opzioni:
- “Escludere le corrispondenze correlate”. Non cerca parole o frasi che sono il risultato del collegamento di oggetti di testo separati. Esempi sono le intestazioni o i link generati automaticamente.
- “Ignorare il caso. Cerca la corrispondenza esatta tra maiuscole e minuscole, cioè lettere minuscole e maiuscole.
- “Trova solo la parola intera”. Non evidenzia le parole del documento se solo una parte della parola corrisponde all’oggetto della ricerca. Ad esempio, se si cerca “questo”, la parola “questo” non verrà evidenziata.
La versione online di Microsoft Word consente anche di effettuare ricerche al di fuori del documento. A tal fine, è necessario preselezionare la posizione nell’apposito elenco a discesa mostrato nell’immagine seguente:
- “Internet”. Invia una query al motore di ricerca Bing e fornisce collegamenti a risorse di terzi.
- “Multimedia”. Visualizza una selezione di immagini del servizio Bing trovate in base alla query inserita.
- “Aiuto. Accede a materiali di aiuto che contengono informazioni sul funzionamento di Microsoft Word Online.
Leggi anche: Ricerca e sostituzione di parole in Microsoft Word
Metodo 2: Ricerca avanzata
Le ricerche avanzate, a differenza di quelle standard, consentono di cercare informazioni specifiche in un documento utilizzando molte opzioni di ricerca aggiuntive, come i caratteri sensibili alle maiuscole e alle minuscole, i caratteri jolly e persino la pronuncia delle parole. È importante notare che la ricerca avanzata è la stessa in ogni versione di Microsoft Word, ad eccezione della mancanza di alcune impostazioni nelle versioni precedenti. Pertanto, ciò che segue è una linea guida generale per il compito da svolgere.
Nota! Al momento in cui scriviamo, la versione attuale di Microsoft Word Online non consente la ricerca avanzata di un documento, ma è disponibile solo la modalità standard descritta sopra.
Prima di tutto, è necessario aprire la ricerca avanzata. Questa operazione viene eseguita direttamente nella finestra “Trova e sostituisci”. Una volta entrati nel menu desiderato, fare clic sul pulsante “Altro” per espandere l’intero elenco dei parametri.
La logica di base per l’esecuzione delle ricerche in modalità avanzata rimane la stessa: è necessario fare clic su Trova successivo, Area di ricerca o Evidenzia durante la lettura. Ma ora c’è la possibilità di aggiungere altri parametri che aiutano a formulare la query in modo più preciso. Di seguito, ciascuno di essi è descritto in dettaglio:
- “Direzione. Esistono tre modalità: “Avanti”, “Indietro” e “Ovunque”. Questa impostazione determina la direzione della ricerca rispetto al cursore posizionato sulla pagina del documento. La modalità “Ovunque” avvia sempre l’analisi del testo dall’inizio.
- Utilizzare“Ignora caso”. Consente di cercare parole e frasi con una dimensione specifica dei caratteri, ossia tenendo conto di tutte le lettere maiuscole e minuscole.
- “Solo parola intera”. Esclude dai risultati le parole che includono solo una parte della query. Ad esempio, la parola “tavolo” non verrà evidenziata se viene interrogato “cento”. Questo funziona solo quando si inserisce una singola parola nella casella di ricerca.
- “Segni di sostituzione”. Consente di effettuare ricerche con variabili speciali, facilitando la ricerca di parole di cui non si conosce l’esatta ortografia. Una pagina separata del manuale di riferimento Microsoft elenca tutti i caratteri jolly disponibili e le relative descrizioni. L’utilizzo rende impossibile l’attivazione delle opzioni “Considera prefisso” e “Considera suffisso”.
- “Pronuncia come”. Cerca gli omofoni che hanno la stessa pronuncia ma un’ortografia diversa. Ad esempio, cellulare e vendita. Tutte le versioni di Microsoft Word supportano solo la lingua inglese. Se questa opzione è attivata, le seguenti opzioni sono disattivate: “Considera caso”, “Solo parola intera”, “Considera prefisso” e “Considera suffisso”.
- “Tutte le forme di parola”. Aggiunge ai risultati le forme della parola cercata. Ad esempio, se si cerca “tabella” in un documento, verranno evidenziate le parole “tabella”, “tabelle”, “tavoli ” e così via. Non funziona bene con la lingua russa. Rende impossibile l’uso delle opzioni “Corrisponde a maiuscole e minuscole”, “Corrisponde solo alla parola intera”, “Corrisponde a prefisso” e “Corrisponde a suffisso”.
- “Prefisso incluso” e “Suffisso incluso”. Sono raggruppati perché hanno lo stesso metodo di funzionamento. Richiedono il prefisso o il suffisso di una parola della query. Effettuate una ricerca tenendo conto di questo aspetto. Non possono essere utilizzati contemporaneamente.
- “Ignorare la punteggiatura. Cerca le combinazioni di parole anche se separate da segni di punteggiatura. È utile quando si devono cercare frasi lunghe.
- “Non considera gli spazi. Cerca le frasi senza spazi bianchi. Funziona bene in combinazione con l’opzione precedente.
È inoltre possibile aggiungere alla ricerca ulteriori opzioni che tengano conto della formattazione del testo o dei caratteri invisibili. Questi filtri si trovano nel blocco “Trova”, in fondo alla finestra.
Facendo clic sul pulsante “Formato” si apre un ulteriore menu in cui è possibile selezionare il tipo di formattazione: “Carattere”, “Paragrafo”, “Tabulazione“, “Lingua”, “Bordo”, “Stile” e “Evidenziazione colore”. Quando si seleziona una di queste voci, si apre una nuova finestra in cui è necessario specificare le impostazioni. Ad esempio, lo stile del testo (corsivo, grassetto), la dimensione del testo, l’interlinea dei paragrafi, ecc. Ciascuno di questi parametri viene visualizzato sotto il campo della query di ricerca.
Nota! È possibile cancellare tutte le opzioni di formattazione selezionate facendo clic sul pulsante corrispondente nella parte inferiore della finestra.
Il pulsante “Speciale” apre un menu con le convenzioni di formattazione del testo, come paragrafo, tabulazione, spazio non interrotto e simili. È utile per cercare sezioni specifiche di un testo lungo, come quelle separate da un trattino lungo o da un’interruzione di pagina. Ad esempio, l’interrogazione “preso in considerazione”. (senza le virgolette) troverà due paragrafi di testo, il primo dei quali termina con la parola “preso in considerazione” e il secondo inizia con la parola “Importante”.
Leggi anche: Segni di formattazione invisibili in Microsoft Word
Nota! Quasi tutte queste opzioni di ricerca avanzata possono essere combinate insieme per formulare una query più precisa per trovare un testo specifico all’interno di un documento.