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Opzione 1: Microsoft Office 2007 – 2021
Utilizzando la funzione di unione di Microsoft Word, è possibile inserire i dati di un file Excel esterno in punti specifici del documento. È utile per l’invio di e-mail di massa o per la stampa di modelli che differiscono solo in alcuni punti. Quando si modifica la tabella originale, le informazioni sulla pagina del documento cambiano dinamicamente.
Se l’obiettivo è quello di unire i dati di Excel nello stesso foglio di calcolo, ma in Microsoft Word, si consiglia di utilizzare uno speciale inserto collegato per facilitare il compito. Il nostro sito web contiene una descrizione dettagliata di questa operazione in un articolo separato.
Per saperne di più: Come trasferire una tabella da Microsoft Excel a Word con un collegamento
Nota: tutte le operazioni descritte di seguito saranno eseguite utilizzando come esempio il software Microsoft Office 2016. Per questo motivo, l’interfaccia può presentare alcune differenze rispetto ad altre versioni dell’elaboratore di testi. Ma la guida è ancora attuale e le principali differenze saranno evidenziate.
Fase 1: preparazione dei dati del foglio di calcolo Microsoft Excel
Il primo passo consiste nel preparare i dati grezzi in un foglio di calcolo Microsoft Excel in modo da poterli integrare correttamente in un documento Word. Per fare ciò, eliminare tutte le celle unite; le informazioni devono essere presenti in ogni colonna separatamente, altrimenti si verificheranno problemi durante l’unione. Se avete bisogno di aiuto, consultate l’altro articolo che descrive in dettaglio come scollegare le celle.
Per saperne di più: Come scollegare le celle in Microsoft Excel
È inoltre consigliabile intitolare ogni colonna di dati. In questo modo sarà più facile eseguire alcune operazioni di fusione quando si inserisce il campo nella pagina del documento. La procedura di creazione delle intestazioni non richiede particolari competenze, ma se incontrate qualche difficoltà, potete consultare l’articolo corrispondente sul nostro sito, che illustra tutti i modi per eseguire il compito in questione.
Per saperne di più: Come creare un’intestazione di colonna in Microsoft Excel
Se si sta creando da zero un database con valori grezzi in Microsoft Excel, si consiglia di utilizzare “Smart Table“. In questo modo sarà più facile rispettare tutti i requisiti descritti sopra. Sul nostro sito web è disponibile un articolo che illustra in dettaglio l’uso di questa funzione del foglio di calcolo.
Per saperne di più: Come creare una tabella intelligente in Microsoft Excel
Di conseguenza, un foglio di calcolo con dati di origine deve soddisfare solo due requisiti: la presenza di intestazioni per ogni colonna e l’assenza di celle unite nell’intervallo di lavoro. Non si tratta di parametri obbligatori, è possibile effettuare la fusione senza di essi, ma se vengono rispettati renderanno il compito molto più semplice in futuro.
Fase 2: preparazione di un modello di documento Microsoft Word
La fusione viene spesso utilizzata per creare documenti simili con differenze in alcuni punti. È utile, ad esempio, quando si desidera inviare un mailing di massa o stampare un documento. Di conseguenza, è necessario preparare prima un modello in Microsoft Word, che è la parte del testo in cui le informazioni rimarranno invariate.
Non ci sono requisiti specifici per questo passaggio nell’esecuzione di una fusione, ma solo raccomandazioni. Per comodità, è possibile preparare un documento di esempio contenente le informazioni complete tratte dal database Excel, in modo che abbia un aspetto finito. A questo punto sarà sufficiente cancellare i dati personali e si potrà passare alla fase successiva di questa istruzione. Un esempio di modello compilato è mostrato nell’immagine seguente.
Nota! Gli errori di punteggiatura e ortografia evidenziati in blu e rosso nell’editor di testo non devono essere corretti. Scompariranno automaticamente in futuro, una volta terminata la fusione.
Leggi anche:
Come rimuovere il testo sottolineato in rosso/blu/verde in Microsoft Word
Come saltare tutti gli errori in un documento di Microsoft Word
Inoltre, è consigliabile attivare l’opzione di ombreggiatura dei margini, in modo che le informazioni inserite attraverso l’unione risaltino visivamente in futuro. In questo modo sarà più facile modificare il documento nelle fasi finali.
- Aprite il menu File facendo clic sull’omonima scheda in Microsoft Word 2013 – 2021 o facendo clic sull’icona in alto a sinistra in Microsoft Word 2007 – 2010.
- Nella barra laterale a sinistra, fare clic su Impostazioni per aprire la finestra delle impostazioni del programma.
- Utilizzando la barra di navigazione sul lato sinistro dell’interfaccia, passare alla sezione Avanzate e dal menu a discesa “ Mostra contenuto documento” selezionare “Sempre” dal menu a discesa “Sfumatura margini”. Fare quindi clic sul pulsante “OK” per salvare le modifiche.
In questo modo si completa la preconfigurazione dei documenti e si può passare direttamente alla fusione tra Microsoft Word e il database di Excel.
Passo 3: Aggiunta del campo di unione alla pagina
Tutti gli strumenti per eseguire l’unione si trovano nella scheda Mailing. Gli unici due strumenti importanti in questa fase del lavoro sono “Inizio unione” e “Composizione del documento e inserimento dei campi”.
La procedura di unione prevede l’aggiunta di campi alla pagina del documento con le informazioni pertinenti, che verranno prelevate da un foglio di calcolo Microsoft Excel già preparato. A tal fine, è necessario eseguire le seguenti operazioni:
- Aprire l’elenco a discesa “Avvia unione”, che si trova nel blocco “Avvia unione”. Quindi fare clic sul modello preferito. L’esempio è quello di “Lettere”, ma lavorare con altri non è praticamente diverso.
Nota! Se si seleziona “Inviluppi” o “Adesivi” dal menu a discesa , viene visualizzata un’ulteriore finestra di dialogo che chiede di impostare i parametri iniziali. Ogni azione è accompagnata da una richiesta testuale, quindi non dovrebbero sorgere problemi. Il resto della fusione avviene nel modo descritto di seguito.
- Aprite il menu a discesa “Seleziona destinatari”, che si trova nella stessa casella appena sotto. A questo punto, fare clic sull’opzione “Usa elenco esistente”. In questo modo si definirà la tabella di Microsoft Excel precostituita come database con i valori di origine.
- Nella finestra del file manager che apparirà, navigare fino alla directory in cui si trova la tabella dei dati, selezionarla facendo clic su di essa con il tasto sinistro del mouse e fare clic su “Apri“.
- Se il file Excel contiene diversi fogli dati, selezionare quello desiderato e fare clic sul pulsante “OK“. Prestare attenzione anche all’opzione “La prima riga dei dati contiene intestazioni di colonna”; se questa opzione è valida, selezionare la casella accanto.
Nota! Se in futuro è necessario modificare il database con i valori originali, utilizzare l’opzione ” Modifica elenco destinatari” nel blocco “Avvia unione”. Si aprirà un file manager, dove sarà necessario selezionare un nuovo foglio Excel.
- Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera incollare le informazioni tratte dal foglio di calcolo. A tale scopo, aprire il menu a discesa “ Componi documento e inserisci campi” nella casella “Inserisci campo unione” e selezionare la colonna di dati richiesta. Il campo “Numero” verrà aggiunto come esempio.
- Aggiungere i campi rimanenti nello stesso modo, posizionando ogni volta il cursore nella posizione desiderata e selezionando l’opzione appropriata dall’elenco a discesa.
Nota: Gli altri strumenti del blocco Componi documento e Inserisci campi non sono di uso pratico, ma servono ad automatizzare alcuni processi quando si lavora con grandi quantità di dati. Ad esempio, è possibile utilizzare lo strumento Regole per impostare alcune condizioni di inserimento per campi specifici e utilizzare la finestra di dialogo Seleziona campi per predefinire altri campi da inserire rapidamente tramite altre opzioni.
Fase 4: Controllo dei risultati
Quando si aggiungono i campi unione alla pagina del documento, le informazioni del foglio di calcolo Excel non appariranno in essi e non sarà possibile verificare visivamente la validità dei dati di sostituzione. È necessario utilizzare un altro strumento dalla scheda “Mailing”, chiamato “Visualizza risultati”.
La prima cosa da fare è abilitare la visualizzazione dei dati nei campi. A tal fine, fare clic sul pulsante “Visualizza risultati”. La pagina del documento mostrerà immediatamente le informazioni nei punti pertinenti. È possibile utilizzare le frecce sul lato destro della barra degli strumenti “Visualizza risultati ” per visualizzare ciascun campione di documenti futuri. È anche possibile inserire manualmente il numero di riga di Excel da cui sono stati presi i dati.
Se si desidera verificare che i campi di un particolare destinatario siano stati compilati, utilizzare la finestra di dialogo Trova destinatario. Fare clic su questo punto e, nel menu che appare, inserire le informazioni di una qualsiasi colonna del foglio Excel nel campo “Trova “. Quindi definire l’area di ricerca. Per migliorare la precisione quando si ha a che fare con grandi quantità di dati, impostare il pulsante di opzione su “per campo” e selezionare direttamente dall’elenco a discesa il campo che si desidera cercare. Quindi fare clic sul pulsante “Trova successivo“.
Lo strumento rimanente nel blocco “Rivedi i risultati ” è utile per individuare gli errori che possono verificarsi a causa di celle unite in un foglio Excel o di incoerenze di formattazione in alcuni campi. L’elaboratore di testi Word calcola automaticamente tutti gli errori e genera un rapporto di conseguenza. A tale scopo, fare clic sul pulsante Cerca errori e, nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare il tipo di controllo, quindi fare clic sul pulsante OK.
Fase 5: completamento dell’unione
Una volta aggiunti tutti i campi richiesti alla pagina del documento e verificato che siano visualizzati correttamente, si può procedere direttamente all’invio o alla stampa in blocco. Tutti gli strumenti necessari per farlo si trovano nella scheda “Invii” nel blocco “Completamento”.
Aprendo l’elenco a discesa di “Trova e unisci” si possono vedere tre opzioni:
- “Modifica di singoli documenti”. Consente di selezionare un singolo documento per la modifica e l’ulteriore applicazione (stampa o invio). A tal fine, è necessario identificare il destinatario desiderato nel blocco “Visualizza risultati”, quindi selezionare la voce “voce corrente” e fare clic sul pulsante “OK”. Se vengono selezionati più documenti o tutti i documenti, questi verranno uniti.
- “Stampa documenti”. Apre una finestra di dialogo simile, in cui è necessario selezionare il numero di voci e fare clic su “OK“. Si aprirà quindi la finestra standard per la stampa dei documenti.
Sul nostro sito web è disponibile un articolo separato che descrive in dettaglio il processo di impostazione della stampa. Se questa procedura risulta difficile da seguire, leggere il materiale descritto.
Ulteriori informazioni: Come si personalizza la stampa in Microsoft Word?
- “Invia e-mail. Fornisce una finestra di dialogo per la configurazione della posta. Per funzionare correttamente, Excel deve avere una colonna separata nel database che elenchi l’indirizzo e-mail di ciascun destinatario, altrimenti la funzione non funzionerà.
Opzione 2: Microsoft Office 2003
A differenza di Microsoft Word 2007 – 2021, la versione 2003 non segue i passaggi sopra descritti. Ciò è dovuto all’interfaccia drasticamente diversa del programma. Va notato, tuttavia, che le fasi di esecuzione del compito rimangono invariate. Per questo motivo, salteremo la parte relativa alla preparazione del database in una tabella di Microsoft Excel e alla creazione di un modello in un editor di testo. Anche la descrizione di ciascuna funzione sarà breve, poiché quella completa è già stata fornita sopra nell’articolo.
Nota: Microsoft Word 2003 non è compatibile con l’ultimo formato XSLX, quindi il database Excel deve essere salvato in formato XLS per poter eseguire l’unione.
Questa versione dell’applicazione non presenta la consueta barra degli strumenti, suddivisa in singoli blocchi, che rende le funzioni di fusione piuttosto difficili da usare per gli utenti inesperti. Per questo motivo, tutte le operazioni descritte di seguito verranno eseguite con una speciale procedura guidata.
- Aprite il menu Strumenti situato nella parte superiore dell’interfaccia e spostate il mouse sull’opzione “Mail e newsletter”, quindi fate clic su Unisci.
- Nella finestra Wizard che appare a destra della finestra, selezionare il tipo di documento dall’elenco e fare clic su “Avanti”. Aprire il documento. Come nell’esempio precedente, verrà ora selezionato il modello “Lettere”.
- Determinare il documento su cui si baserà l’invio. Se il modello è stato creato in quello corrente, selezionare l’opzione corrispondente e fare clic su “Avanti”. Selezionare il tipo di documento”.
- Prendete il foglio di calcolo Microsoft Excel precostituito come elenco di origine dei destinatari. A questo scopo, posizionare il cursore nella posizione “Usa elenco” e fare clic sul link “Sfoglia” subito sotto.
- Nella nuova finestra del file manager, navigare nella directory con il documento desiderato, selezionarlo e fare clic sul pulsante “Apri”.
- Analogamente alle versioni per word processor precedentemente discusse, selezionate il foglio del libro con le informazioni richieste, spuntate la casella “La prima riga dei dati contiene intestazioni di colonna” se necessario e fate clic su “OK”.
- Selezionare le caselle accanto alle righe dell’elenco di cui si desidera unire le informazioni. Nella parte inferiore di questa finestra di dialogo sono presenti pulsanti con funzioni aggiuntive. Possono essere utilizzati per deselezionare o aggiungere selezioni a tutti gli elementi, cercare o sostituire. Una volta completata questa procedura, fare clic su “OK”.
- Nella finestra principale dell’editor di testo, fare clic su “Avanti”. Crea lettere” nel pannello della procedura guidata.
- Posizionare il cursore sulla pagina del documento in cui si desidera inserire il campo, quindi fare clic su Altri elementi.
- Nella nuova finestra, impostare il pulsante di opzione su Campi del database, evidenziare il campo richiesto nell’elenco e fare clic sul pulsante Inserisci. Assicurarsi che il testo corrispondente appaia nella pagina del documento.
- Chiudere la finestra, spostare il cursore in una nuova posizione, quindi fare nuovamente clic su “Altri elementi” e inserire il nuovo campo. In questo modo si aggiungono alla pagina tutti gli elementi necessari. Quindi fare clic su “Avanti”. Visualizza le e-mail”.
- Utilizzare gli strumenti suggeriti nel pannello Wizard per rivedere tutte le istanze dei documenti e identificare le imprecisioni e correggerle in seguito. È inoltre possibile utilizzare il pulsante Escludi destinatario per rimuovere i duplicati non necessari. Una volta completata questa procedura, fare clic su “Avanti”. Finalizzare la fusione”.
- Completare l’unione facendo clic sulla riga “Stampa”. Si aprirà una nuova finestra di dialogo in cui verrà richiesto di selezionare il numero di duplicati da stampare. È anche possibile modificare la parte delle lettere separatamente, utilizzando l’opzione appropriata nel riquadro della procedura guidata.
Attenzione! A seconda del tipo di unione selezionata da creare, definita nel secondo passo delle istruzioni precedenti, alla fine della procedura guidata verranno suggerite azioni diverse. In questo caso sta stampando il documento, ma se avete selezionato “Messaggio e-mail” vi verrà richiesto di inserire le informazioni di contatto dei destinatari.