Programmi di gestione dei documenti

Molti utenti privati o dipendenti aziendali si trovano di fronte al fatto che i documenti memorizzati sui loro computer devono essere in qualche modo strutturati, trasferiti rapidamente o configurati per la condivisione. Questo non sempre si ottiene creando una rete locale, in quanto non tutti i dispositivi possono farne parte. Specialmente per tali situazioni si raccomanda di utilizzare sistemi di circolazione elettronica dei documenti (EDMS). Tali programmi forniscono un insieme unico di funzioni che semplificano notevolmente il compito di gestire file di diversi formati.

Contenuti

• Microsoft SharePoint
• FossDoc
• XPages dinamico
• DIRECTUM
• elDoc
• Alfresco
• INTALEV: Gestione aziendale 7
• DocsVision .
• DOMANDE E RISPOSTE

Microsoft SharePoint

Vi suggeriamo di iniziare la nostra recensione con una soluzione completa di Microsoft chiamata SharePoint. Si tratta di una raccolta di software sotto il nome completo di Prodotti e Tecnologie Microsoft SharePoint. Esso comprende diversi componenti che sono responsabili dell’organizzazione del lavoro collaborativo, che vi offriamo di leggere più dettagliatamente sul sito ufficiale di Microsoft, perché gli sviluppatori vi hanno dipinto il maggior numero possibile di dettagli. Questo componente sotto forma di SharePoint Server può essere installato solo sul sistema operativo Windows Server, e l’interazione con tutti gli altri componenti avviene già attraverso Internet. Non ci concentreremo sull’installazione, come di solito fanno gli amministratori di sistema dell’azienda.

Lo scopo principale di SharePoint è quello di creare siti web che consentano ai dipendenti di una o più aziende di lavorare insieme. I documenti e i vari file caricati sul sito saranno disponibili al pubblico o il livello di accesso per ciascuno di essi può essere impostato separatamente. Gli utenti gestiscono tutti questi oggetti utilizzando elementi di interfaccia. Il download, la modifica e la gestione dell’infrastruttura documentale sottostante avviene tramite l’applicazione gratuita Microsoft SharePoint Foundation, che fa parte di Windows Server. Come si può vedere, il componente considerato è piuttosto complesso e spesso viene utilizzato solo nelle grandi aziende, dove una persona appositamente assunta è responsabile della configurazione del software e del suo corretto funzionamento, quindi non abbiamo iniziato a raccontare assolutamente tutte le caratteristiche di questo toolkit.

Scarica i prodotti e le tecnologie Microsoft SharePoint dal sito ufficiale

FossDoc

FossDoc è un’altra soluzione che consiste in una serie di componenti diversi che lavorano su base client-server. Offriamo una breve panoramica di ciascuno di essi per conoscere lo scopo e l’importanza di tutti i componenti:

1. FossDoc server – è un server che fornisce la logistica dei programmi e altri server che servono come sistema di gestione di database. Ci sono moduli aggiuntivi che possono essere collegati a questo server. Essi determinano il comportamento stesso del sistema, stabilendo ulteriori regole ed estendendo le possibilità.
2. Il server web è uno dei moduli che si connette al server delle applicazioni. È quello che permette di interagire con tutti i programmi e i file attraverso il browser web installato sul vostro computer.
3. Database. Come database, è possibile installare qualsiasi software supportato, come Microsoft SQL Server o Oracle. Memorizza assolutamente tutte le informazioni che gli utenti caricano nel programma.
4. FossDoc Client è il componente più importante per un utente ordinario, in quanto è progettato per connettersi al server ed eseguirvi tutte le operazioni necessarie, come leggere i file, modificarli, scaricarli o cancellarli. Il client è implementato come un normale programma con un’interfaccia grafica. Potete vedere la sua finestra nella schermata sottostante.
5. FossDoc Web Client è un’altra importante applicazione che implementa tutto come un normale client, solo in un browser, fornendo all’utente tutti gli strumenti e i menu necessari per lavorare con i file.
6. Amministratore FossDoc. L’ultima applicazione client a cui accedere dovrebbe avere solo l’amministratore, il gestore di tutta la circolazione dei documenti. Attraverso di essa si creano conti utente, si configurano i livelli di accesso e si collegano le singole opzioni.

Grazie a FossDoc è possibile non solo gestire documenti che sono stati creati in altri programmi, ma anche aggiungere vari moduli da soli utilizzando le opzioni integrate. Ad esempio, qui è possibile creare facilmente ordini ufficiali utilizzando moduli standardizzati, mantenere la corrispondenza tramite il modulo integrato e specificare i record di registrazione. Per quanto riguarda la gestione dei documenti in sé, essa viene effettuata in FossDoc nel rispettivo cliente o attraverso un sito web, che già conoscete dalle informazioni di cui sopra. L’elenco dei file è realizzato sotto forma di albero, che vi aiuterà a navigare attraverso le directory. Di solito l’elenco dei documenti memorizzati sul server è molto ampio, quindi deve essere ordinato in ogni modo possibile. A questo scopo, FossDoc ha un’opzione di progettazione che permette di classificare facilmente gli oggetti o di creare manualmente una distribuzione.

Scarica FossDoc dal sito ufficiale

XPages dinamico

La soluzione successiva, chiamata XPages Dynamic, è tanto avanzata quanto le due sopra descritte. La sua peculiarità è la sua configurazione flessibile, che permette di ottimizzare il sistema di gestione elettronica dei documenti per un cliente specifico. Ci sono una serie di applicazioni grafiche e moduli integrati nel set standard di XPages Dynamic. Conosciamole più in dettaglio sullo stesso esempio, di cui si è detto sopra:

1. Il personale. Il nome della prima applicazione parla già da solo. Consente di tenere un programma del personale, di visualizzare un elenco di posti vacanti disponibili e occupati, di tenere conto dell’esperienza lavorativa di ogni dipendente e di controllare le registrazioni personali di tutti i dipendenti, compresa la loro modifica.
2. Contatti. Progettato per memorizzare informazioni importanti relative a indirizzi, numeri di telefono e e-mail di fornitori, clienti e partner. Registra anche le carte di tutte le controparti e può essere rapidamente recuperato dai dati grazie a un’opzione integrata.
3. Corrispondenza esterna. Questa applicazione è considerata la più importante per il flusso dei documenti, perché è attraverso questa applicazione che i documenti in entrata vengono ricevuti, i moduli in uscita vengono registrati e tutte le informazioni memorizzate vengono ricercate e modificate. Si noti che una rapida ricerca del modulo richiesto può essere effettuata anche utilizzando un codice a barre.
4. Documenti interni di ORD. Come modulo per utenti con livello di accesso avanzato, gli sviluppatori suggeriscono di utilizzare un’applicazione separata. La sua funzionalità è incentrata sull’interazione con tutti i principali documenti contabili, finanziari, di pianificazione, di negoziazione, del personale e di altri titoli.
5. Contratti. Qui ci sono tutte le opzioni necessarie per lavorare con contratti di qualsiasi formato, e anche il controllo dell’accesso a documenti di diverso tipo viene effettuato. Un utente che ha accesso a questa applicazione aziendale può creare eventi e attività inviando notifiche a tutti i dipendenti, ordinando i dati e monitorando il rispetto del contratto.
6. I manuali. Un altro componente che è direttamente correlato al flusso di lavoro, perché è qui che vengono memorizzati assolutamente tutti i file. Il loro ordinamento viene effettuato su diversi tipi, e la disposizione è fatta come una gerarchia. Questo componente interagisce correttamente con tutti i software descritti sopra.

Avete appena appreso di tutti i componenti inclusi in XPages Dynamic. Ora dovete solo imparare di più sulla loro interazione leggendo i manuali degli sviluppatori sul sito ufficiale. Così potete decidere voi stessi se il sistema di circolazione elettronica dei documenti vi si avvicina e se è necessario ottenerlo in generale come un complesso di uso costante.

Scarica XPages Dynamic dal sito ufficiale

DIRECTUM

DIRECTUM – software professionale e costoso per tutte le aziende interessate all’automazione della gestione documentale. Qui è possibile creare documenti sulla base di modelli già pronti o scaricarli da e-mail. Quando si tratta di documenti cartacei, questi verranno spostati nell’applicazione non appena la scansione sarà completata. Per le grandi aziende, la soluzione DIRECTUM Ario, che si basa sulla tecnologia di machine learning, è rilevante. Esso ordina automaticamente tutti i documenti ricevuti e compone le carte corrispondenti. Sul sito web ufficiale, gli sviluppatori hanno addirittura descritto il payback di questo componente per le aziende a vari livelli.

Tutti i file aggiunti vengono inseriti in un unico archivio e possono essere salvati in cartelle diverse, perché l’utente interagisce solo con i collegamenti diretti. L’elenco delle cartelle è inizialmente assente, e la sua creazione dipende dai dipendenti stessi, perché è fatta solo su preferenze personali e a seconda del formato dell’azienda. Ci può essere un numero illimitato di cartelle di questo tipo con un certo livello di accesso. Ogni modulo ha un proprio ciclo di vita, dopo di che viene automaticamente spostato in archivio o cancellato. Questo è configurabile per ogni tipo di documento separatamente, il che permette di mantenere sempre e solo l’elenco riepilogativo corrente e di non intasare la memorizzazione con dati non necessari che possono essere cancellati solo manualmente. Grazie all’interfaccia user-friendly e alle opzioni integrate, la ricerca delle carte è notevolmente accelerata, così come la scansione di un codice a barre unico per un rapido passaggio al documento. Cliccate sul link sottostante per conoscere la presentazione di base di DIRECTUM e ordinate una presentazione dettagliata per la vostra organizzazione se siete interessati a questo software.

Scarica DIRECTUM dal sito ufficiale

elDoc

Come avete già capito, tutti i programmi per la gestione dei documenti di cui vogliamo parlare nell’articolo di oggi sono professionali. elDoc non ha fatto eccezione in questo senso, perché i suoi sviluppatori si sono guadagnati una buona reputazione nel mercato globale grazie a questa soluzione. Contiene tutti gli stessi componenti di cui abbiamo parlato prima, ma la loro implementazione è unica e si adatta ad aziende di diverse direzioni e scale. L’amministratore che interagisce con elDoc apprezzerà sicuramente il costruttore incorporato, in quanto non solo aiuterà a costruire rapidamente nuovi percorsi e a introdurre moduli di documenti, ma aiuterà anche ad affrontare il compito senza coinvolgere terzi. Un utente normale otterrà un’interfaccia comoda e semplice con accesso alla memoria in qualsiasi momento della giornata.

Inoltre, elDoc semplificherà l’automazione dei processi di routine collegando il modulo TaskBot. I suoi creatori vi racconteranno il suo lavoro durante la presentazione, oltre ad offrire un periodo introduttivo con questa applicazione. Il software in esame supporta un numero illimitato di utenti che possono lavorare contemporaneamente, possono collegare una varietà di applicazioni utilizzando il pannello di amministrazione e possono leggere i codici a barre posti sui documenti, il che semplifica la ricerca. Per quanto riguarda l’aggiunta e la modifica di documenti, questa opzione è qui implementata nello stesso modo di altri software di cui abbiamo già parlato in precedenza. Si prega di notare che per impostazione predefinita la lingua dell’interfaccia in elDoc è l’ucraino, ma se lo si desidera, è possibile modificarla in russo, inglese o qualsiasi altra lista disponibile.

Scarica elDoc dal sito ufficiale

Alfresco

Il software di gestione documentale di Alfresco aiuta a controllare i contenuti aziendali attraverso una gestione trasparente delle informazioni e un’efficace compliance al GDPR, che porta direttamente a benefici tangibili per il business, perché fa risparmiare non solo tempo ma anche denaro. Alfresco non solo vi permetterà di caricare i documenti che sono memorizzati localmente o in un profilo di posta elettronica, ma supporterà anche la scansione istantanea con l’acquisizione di tutti i dati e l’ordinamento automatico, oltre a fornire diverse opzioni di distribuzione. Inoltre, l’intelligenza artificiale con funzioni di machine learning vi aiuta a gestire i vostri file. Consente una rapida selezione, una ricerca intelligente e il riempimento delle carte. Nel tempo, questa tecnologia funziona sempre meglio perché impara da sola.

I modelli di metadati multifunzionali in Alfresco o nelle proprietà possono essere utilizzati per spostare automaticamente i documenti attraverso un processo speciale o il ciclo di vita della gestione delle carte. Le applicazioni di lavoro integrate semplificano la visualizzazione e l’approvazione dei documenti, mentre la definizione manuale del processo può semplificare qualsiasi lavoro intensivo con contenuti, che ha sempre un impatto positivo sull’efficienza del lavoro. Tutti i dipendenti dell’azienda contatteranno una catena in una sola volta all’installazione Alfresco e potranno interagire tra loro senza problemi. Se necessario, l’amministratore può impostare i livelli di accesso, configurare le directory e integrare egli stesso le applicazioni. Se siete interessati a questo software, vi consigliamo di dare un’occhiata alla sua versione di prova, e poi pensare di acquistarlo per essere sicuri che il software soddisfi le vostre esigenze.

Scarica Alfresco dal sito ufficiale

INTALEV: Gestione aziendale 7

INTALEV: Corporate Management 7 è un software complesso, la cui funzionalità principale è focalizzata sull’automazione di aziende di diversi formati. Grazie a questo sistema è possibile gestire sia i dipendenti che i clienti, il che significa anche una comoda gestione dei documenti. Gli sviluppatori posizionano il loro prodotto come strumento di gestione perché può controllare assolutamente tutte le fasi della gestione aziendale, dalla pianificazione e dall’ordine all’elaborazione dei fondi ricevuti e dei contratti. All’acquisto di INTALEVES: gli sviluppatori di Corporate Management 7 selezionano i moduli in base al cliente, fornendogli tutte le applicazioni necessarie con una regolazione preliminare.

Per quanto riguarda l’interazione diretta con i documenti, i fondatori hanno assegnato moduli separati per i diversi oggetti, ad esempio, alla conclusione dei contratti viene utilizzato l’apposito menu, e anche l’ordinamento avviene automaticamente. I documenti in entrata possono essere caricati sia dalla memoria locale, sia tramite e-mail o scanner. INTALEV: Corporate Management 7 è facilmente scalabile, che permette di collegare un numero illimitato di account e di estendere sempre l’archiviazione se il ciclo di vita dei file non permette di memorizzarli tutti contemporaneamente in condizioni di lavoro. Come qualsiasi altro software di livello simile, è ottenuto sotto l’ordine prestabilito e le trattative con gli sviluppatori. Potete trovare informazioni più dettagliate su questo argomento sul sito ufficiale cliccando sul seguente link.

Scarica INTALEV: Corporate Management 7 dal sito ufficiale

DocsVision

DocsVision è l’ultimo software completo di cui vogliamo parlare nel materiale di oggi. La sua peculiarità è che gli sviluppatori hanno cercato di ridurre il più possibile la soglia di accesso sia per gli utenti comuni che per gli amministratori che saranno impegnati a configurare il sistema per funzionare correttamente. Cominciamo con gli utenti ordinari e notiamo che i creatori assicurano la piena comprensione dell’interfaccia e la mancanza di necessità di ulteriore formazione dei dipendenti. L’amministratore farà a meno della conoscenza dei linguaggi di programmazione, perché l’intero complesso è assemblato da applicazioni già funzionanti, di cui ce ne sono dieci.

Quando si prende confidenza con DocsVision durante la presentazione, è possibile scegliere da soli tutti i moduli acquistati. Per la circolazione dei documenti è necessario collegare esattamente tutte le decisioni di base, il grande archivio e la circolazione dei documenti contrattuali se l’azienda tiene conto di carte di tipo simile. Tutti gli altri componenti sono raccomandazioni per le grandi imprese in cui non c’è abbastanza personale per l’elaborazione di una grande quantità di dati. Come anche in altri casi, gli sviluppatori DocsVision conducono una presentazione del software dove è possibile porre tutte le domande interessanti e decidere, se è necessario ottenere il software dato su base costante. Esiste anche una versione di prova gratuita che aiuta a familiarizzare con le funzioni di base di DocsVision.

Scarica DocsVision dal sito ufficiale.

Oggi abbiamo parlato dei sistemi di gestione dei documenti più elettronici. Come si vede, sono tutti rivolti a un pubblico professionale, distribuiti a pagamento e presentati come strumenti complessi. Ad una scelta di tale software è necessario avvicinarsi con tutta la responsabilità, infatti si tratta di un investimento nello sviluppo dell’azienda e comporta alcune conseguenze. Se si sceglie l’opzione giusta, le conseguenze saranno solo positive e semplificheranno il processo di gestione di tutti gli aspetti del business.