Impostare la posta di Outlook

Contenuto

• Passo 1: Sincronizzazione dell’account
  • Risolvere i problemi di connessione
• Passo 2: Creare le cartelle
• Passo 3: Configurazione della vista e-mail
• Passo 4: Aggiungere le icone di collegamento
• Passo 5: impostazioni generali
• FAQ

Passo 1: Sincronizzazione dell’account

Affinché Outlook funzioni correttamente, è necessario collegare il tuo account. Quando si utilizza la versione con licenza, la sincronizzazione con il profilo Microsoft è di solito automatica, ma spesso questo indirizzo e-mail non è quello principale dell’utente, quindi è necessaria un’altra connessione. Ci sono solo un paio di semplici passi necessari per la sincronizzazione a questo punto:

1. Una volta avviato, clicca sulla scheda File.



2. Clicca sul pulsante “Aggiungi account”.



3. Inserisci il tuo indirizzo e-mail e clicca su “Connetti”.



4. Apparirà una nuova finestra corrispondente al servizio a cui appartiene l’account. Confermate il vostro login cliccando su “Next”.



5. Date all’app i permessi necessari per sincronizzare le vostre e-mail e per poterle gestire senza fare il login.



6. Vedrai l’informazione che l’account è stato aggiunto con successo e il tipo di protocollo a cui è collegato (di solito IMAP).



7. La sincronizzazione richiederà un po’ di tempo, quindi aspetta un po’ che tutte le cartelle e le e-mail appaiano nelle categorie appropriate e poi passa ai prossimi passi della guida.

Risolvere i problemi di connettività

Considera brevemente una situazione in cui i passi precedenti non riescono a collegare il profilo e-mail. In questo caso dovrete sincronizzarlo manualmente, sapendo in anticipo quale tipo di inoltro dovrete selezionare. Consideriamo questa situazione su un esempio di servizio di posta Gmail.

1. Aprite una casella di posta attraverso qualsiasi browser e andate alla lista di tutte le impostazioni cliccando sull’icona con le ruote dentate.



2. Seleziona la scheda Inoltro e POP/IMAP.



3. Attivare l’accesso IMAP o POP a seconda delle impostazioni disponibili. Se entrambi i protocolli sono disponibili, è preferibile selezionare IMAP.



4. Torna in Outlook e clicca di nuovo su “Aggiungi account”.



5. Questa volta, dopo aver inserito la tua e-mail, espandi “Impostazioni avanzate”.



6. Attiva il segno di spunta accanto a ‘Imposta l’account manualmente’.



7. Selezionate il tipo di impostazione avanzata “POP” o “IMAP”, tenendo conto di quale protocollo è stato attivato in precedenza.



8. Il resto viene fatto automaticamente e dovresti ricevere una notifica che l’account è stato aggiunto con successo.

Se si tratta di un indirizzo aziendale con impostazioni e dominio specifici, contatta il tuo amministratore di sistema per risolvere i tuoi problemi di connessione, poiché in questo caso è improbabile che la sincronizzazione automatica riesca.

Passo 2: Creare le cartelle

La cosa buona di Outlook è che non solo ti dà accesso alle tue e-mail, ma ti permette anche di organizzarle ulteriormente creando cartelle in cui possono essere memorizzati messaggi specifici. Questo è qualcosa a cui molti utenti sono interessati, quindi suggeriamo di delineare brevemente questo processo.

1. Vai alla scheda “Cartella” e clicca sul pulsante “Nuova cartella”.



2. Specifica un nome arbitrario per esso e seleziona il contenuto che vuoi metterci.



3. Come potete vedere, sono elencati ben sei diversi tipi di dati. Può essere posta, contatti, note, email, attività, calendario o un modulo speciale.



4. Una volta selezionato un tipo, mettete la directory in una delle cartelle esistenti o nella root della posta, poi confermate la creazione.

Passo 3: configurare la vista della posta

Visualizzare le e-mail è l’occupazione principale degli utenti di Outlook, quindi è necessario rendere questo processo il più confortevole possibile. Capiamo ora come personalizzare l’aspetto delle e-mail e impostare opzioni avanzate per loro, se necessario, per un facile recupero.

1. In primo luogo, si prega di notare che tutte le immagini sono nascoste di default per motivi di sicurezza, come si può confermare aprendo qualsiasi e-mail contenente un’immagine. Per risolvere questo problema, cliccate con il tasto sinistro del mouse sulla notifica corrispondente.



2. Dal menu che appare, seleziona “Scarica immagini”.



3. L’e-mail sarà aggiornata e vedrete la visualizzazione dei media. Sfortunatamente, dovrete farlo ogni volta che avrete bisogno di visualizzare tali contenuti.



4. Per quanto riguarda la vista dei messaggi, per personalizzarla, vai alla scheda Vista ed espandi la Vista corrente.



5. Aprite il menu “Cambia vista” e selezionate una delle viste.



6. Puoi rendere il formato il più conciso e informativo possibile, oppure puoi aprire un singolo messaggio in una finestra separata per esaminarlo più in dettaglio.



7. Nella stessa scheda “View” vedrete le opzioni di ordinamento e selezione. In questo modo è possibile mostrare le e-mail esclusivamente con allegati, inoltrate o provenienti da contatti specifici.

Passo 4: Aggiungere le icone di collegamento

Quando usate Outlook, saprete esattamente quali funzioni vi servono più spesso. È possibile avere i loro pulsanti di scelta rapida sulla barra di scelta rapida in modo da poter navigare verso i compiti con un solo clic, o fare lo stesso con azioni specifiche sui messaggi.

1. Per farlo, espandete il menu delle scorciatoie nella barra superiore.



2. Spunta le caselle di controllo per tutti i comandi che vuoi visualizzare. Clicca su “Altri comandi” per accedere al menu completo.



3. In questo modo si può aggiungere un pulsante per cancellare un’e-mail, aggiornare una cartella o andare in stampa.



4. Fare clic sul pulsante è responsabile dell’esecuzione di un’azione specifica.

Passo 5: impostazioni generali

Per concludere, diamo una rapida occhiata ad alcune delle impostazioni di base del programma che possono essere utili. La verità è che ce ne sono davvero molti e la maggior parte di essi non sono di alcuna utilità per l’utente, quindi ci limiteremo a menzionare la loro posizione e lo scopo generale in modo che sappiate dove cercare ogni impostazione.

1. Prima aprite il menu File.



2. Nel riquadro di destra, clicca sulla riga Impostazioni.



3. Nella categoria Generale vedrete le impostazioni dell’interfaccia e del nome utente. Seleziona lo sfondo e il tema appropriato se non sei soddisfatto del design predefinito.



4. Vai a “Calendario” per selezionare le frequenze e i giorni di lavoro, impostare la durata predefinita per le riunioni e altri compiti. Questo aiuterà a velocizzare la creazione delle voci quando le loro impostazioni sono le stesse del solito. Usate le impostazioni solo se state usando Outlook come mezzo per fare affari e non solo per visualizzare le e-mail.



5. Vai alla categoria Mail per lavorare con le e-mail. Tralasciamo le opzioni di creazione dei messaggi, dato che non cambiano quasi mai, e controlliamo le notifiche. Spunta le caselle appropriate se vuoi emettere un segnale acustico quando ricevi una posta in arrivo, mostrare un’icona a forma di busta e visualizzare una notifica sul tuo desktop.



6. L’ultima categoria utile è quella delle persone. Qui decidi come vuoi che vengano visualizzati i nomi dei tuoi contatti, se vuoi aggiungere un indice aggiuntivo, mostrare le foto e lo stato attuale online.

Queste erano solo le informazioni di base sull’impostazione di Outlook, tutte le altre azioni sono a discrezione dell’utente e secondo i termini e le condizioni del loro account. Per alcune informazioni di base su come utilizzare questo client di posta elettronica, guardate questo articolo al seguente link.

Leggi tutto: Imparare a usare Outlook