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L’ordinamento in Microsoft Excel è una funzione di base dell’editor di fogli di calcolo ed è disponibile in tutte le versioni del programma. Tuttavia, questo articolo tratterà separatamente le edizioni 2007-2021 e 2003, poiché presentano differenze significative nell’interfaccia.
Leggi anche: Funzioni di ordinamento e filtro in Microsoft Excel
Opzione 1: Microsoft Excel 2007 – 2021
Microsoft ha sviluppato diverse versioni di Excel a partire dal 2007. Le innovazioni sono consistite principalmente nella modifica del layout visivo del programma e nell’aggiunta di nuove funzioni, in modo che l’ordinamento dei dati avvenga nello stesso modo in tutte le edizioni.
Nota! Tutte le azioni presentate in questo articolo saranno eseguite in Microsoft Excel 2021. Occorre tenerne conto, perché in altre versioni ci sono differenze nel nome e nella posizione di alcuni elementi dell’interfaccia. Per il resto, i metodi descritti sono aggiornati.
Metodo 1: Ordinamento alfabetico
Se è necessario ordinare i valori di una tabella in ordine crescente o decrescente, il modo più semplice è utilizzare gli strumenti del menu contestuale. È necessario disporre di un intervallo di dati già popolato, logicamente suddiviso in colonne e righe. Come esempio, utilizzeremo l’elenco dei prodotti con i prezzi, che si può vedere nell’immagine seguente.
Supponiamo di voler ordinare i prodotti in ordine alfabetico. In questo caso, tenere premuto il tasto sinistro del mouse e selezionare le informazioni nella prima colonna, quindi richiamare il menu contestuale facendo clic con il tasto destro del mouse sull’intervallo. Nell’elenco delle opzioni visualizzato, passare il mouse su Ordinamento e fare clic su Ordina da A a Z o Ordina da Z ad A (a seconda dell’attività da svolgere).
Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui si dovrà decidere se ordinare l’intera tabella o modificare solo i valori dell’intervallo selezionato. Nel primo caso, impostare l’interruttore su “espandi automaticamente l’intervallo selezionato” e fare clic sul pulsante “Ordina”; nel secondo caso, selezionare l’opzione “ordina all’interno della selezione specificata”.
Se si utilizza la prima opzione, che prevede l’ordinamento di tutti i dati della tabella rispetto all’ordine alfabetico degli elementi della colonna “Elenco prodotti”, il risultato sarà quello mostrato nell’immagine seguente.
Se non si estende l’intervallo di dati da ordinare, sarà interessata solo la prima colonna.
Questo è solo un modo per ordinare rapidamente i dati in ordine alfabetico; altre soluzioni sono presentate in un articolo separato sul nostro sito web. Si consiglia inoltre di consultare il nostro articolo sull’ordinamento dei numeri, nel caso in cui sia necessaria una manipolazione di questo tipo.
Per saperne di più:
Ordina in ordine alfabetico in Microsoft Excel
Ordina i numeri in ordine crescente in Microsoft Excel
Metodo 2: ordinamento personalizzato
Se si desidera ordinare i dati utilizzando argomenti diversi dall’ordinamento alfabetico, è necessario utilizzare uno strumento speciale. Ci sono diversi modi per avviarla, innanzitutto facendo clic sulla scheda Dati e poi sulla voce Ordinamento.
In alternativa, l’operazione può essere eseguita tramite il menu contestuale del tasto destro del mouse. A tale scopo, fare clic su una cella qualsiasi della tabella e nell’elenco delle opzioni visualizzate passare il mouse sulla riga “Ordinamento”, quindi fare clic sull’opzione “Ordinamento personalizzato”.
Dopo aver fatto ciò, si aprirà un’ulteriore finestra in cui sarà possibile inserire i parametri per l’ordinamento dei dati della tabella.
Importante: se è necessario modificare l’ordine delle righe o delle colonne solo in una parte particolare della tabella, selezionare l’area dei dati desiderata e selezionare l’opzione “ordina all’interno della selezione specificata” quando viene richiesto di espandere l’intervallo.
Utilizzo di modelli predefiniti
Aprire la finestra di ordinamento personalizzato e impostare i parametri predefiniti. Se la tabella che si sta modificando contiene intestazioni, selezionare la casella “I miei dati contengono intestazioni” nell’angolo superiore destro.
Fare quindi clic sul pulsante “Opzioni” accanto ad esso e selezionare il tipo di ordinamento: “Intervallo di righe” o “Intervallo di colonne” nel menu visualizzato. Se si desidera elaborare i dati in modo sensibile alle maiuscole, selezionare la casella accanto a questa opzione. Al termine, fare clic su “OK” per applicare le impostazioni.
L’ordinamento personalizzato consente di modificare la tabella utilizzando diversi parametri contemporaneamente. In questo modo è possibile gestire una grande quantità di informazioni, non solo in ordine alfabetico, ma anche applicando un filtro di colore. Ci sono in totale quattro opzioni di ordinamento:
- Valori delle celle. Consente di riordinare i dati della tabella in base al contenuto. Per impostazione predefinita sono disponibili due opzioni: “Dalla A alla Z” e “Dalla Z alla A”, ma è possibile personalizzare l’elenco, inserendo i dati per giorni della settimana, mesi e così via, se necessario.
- Colore delle cellule. Se la tabella è codificata a colori, tutte le informazioni possono essere ordinate tenendo conto di questa caratteristica. Il programma verifica automaticamente la disponibilità dei colori usati e propone di scegliere il colore desiderato dall’elenco a comparsa.
- Colore del carattere. Allo stesso modo, è possibile ordinare utilizzando come base il colore del carattere in uso.
- Icona della formattazione condizionale. Se la formattazione condizionale è stata applicata durante la compilazione della tabella, è possibile modificarla tenendo conto di questa funzione. Sul nostro sito web è disponibile un articolo separato che illustra tutte le caratteristiche di questa opzione.
Per saperne di più: Formattazione condizionale: lo strumento di visualizzazione dei dati di Microsoft Excel
Una volta conosciute tutte le opzioni di ordinamento personalizzabili, si può procedere direttamente all’elaborazione dei dati. L’istruzione seguente mostra un esempio, utilizzando tutti i modelli:
- Se è necessario ordinare più colonne, parametri e dati ordinali, fare clic sul pulsante “Aggiungi livello” per aggiungere un’altra riga all’elenco nell’area principale della finestra. Nelle vicinanze si trova l’opzione “Elimina livello”, pensata per cancellare l’elenco.
- Dopo aver posizionato il numero di righe richiesto, definire tutte le colonne da formattare. Ciò avviene negli elenchi a discesa “Colonna“. Si noti che la stessa colonna di una tabella può essere ordinata più volte.
- Negli elenchi a discesa dell’ordinamento, definire uno dei quattro parametri i cui valori sono stati descritti in precedenza nell’articolo.
- In base ai parametri selezionati nella colonna Ordine, selezionare uno scenario di esecuzione per ciascuno di essi. Ad esempio, se si elaborano i valori delle celle, è possibile ordinarli in ordine alfabetico e se si fa riferimento ai colori dei caratteri, è possibile selezionare il colore del carattere nell’apposito elenco. Si noti che in alcuni casi potrebbe essere necessario specificare dove si troveranno i dati da testare (“Top” o “Bottom”) dopo l’ordinamento.
Nota! Se vengono utilizzati più livelli di fascicolazione contemporaneamente, l’elaborazione avverrà uno alla volta. Pertanto, i parametri specificati nella prima riga saranno applicati per primi, poi nella seconda, nella terza e così via.
Sono disponibili anche alcune opzioni di ordinamento aggiuntive, che consentono di modificare l’elenco dei parametri da impostare. Nella parte superiore della finestra aperta è presente il pulsante “Copia livello”, utile per aggiungere una riga esistente. Le frecce a destra servono a spostare i parametri rispettivamente verso l’alto o verso il basso. Prima di utilizzarli, è importante selezionare la riga desiderata facendo clic su di essa con il tasto sinistro del mouse.
Una volta completate tutte le impostazioni, fare clic sul pulsante “OK” per applicarle. Ma prima di farlo, vi consigliamo di ricontrollare le vostre selezioni.
Creare il proprio elenco
Come già detto, è possibile ordinare i dati della tabella non solo in ordine alfabetico, ma anche per giorni, settimane, mesi e così via. A tale scopo, è necessario selezionare la colonna desiderata nella finestra “Ordinamento”, indicare il parametro “Valori delle celle” e quindi fare clic sulla voce “Elenco personalizzato” nell’elenco a discesa “Ordine”.
Nota: in questo modo si aprirà un menu aggiuntivo, che contiene già gli elenchi predefiniti che sono stati vocalizzati in precedenza. Si noti che ognuna di esse è formattata in modo diverso, il che deve essere tenuto in considerazione quando si riempie la tabella con i dati.
Se si desidera utilizzare un elenco individuale per un ordinamento più preciso, è possibile crearlo da soli. A tale scopo, selezionare “NUOVO ELENCO” dall’area di lavoro sinistra e inserire il testo nel campo “Elementi dell’elenco”, separando ogni voce con un nuovo paragrafo utilizzando il tasto Invio. Una volta inseriti tutti i dati richiesti, premere il pulsante “Aggiungi” per registrare le modifiche nel programma.
È quindi possibile passare al menu principale di ordinamento personalizzabile per riordinare la tabella in base al nuovo elenco appena creato.
Metodo 3: Utilizzo delle funzioni
Quando si elaborano i numeri per ordinare i dati, è possibile utilizzare formule speciali che sono disponibili in Microsoft Excel per impostazione predefinita. Consentono di modificare l’ordine dei valori in una singola matrice, ma il risultato sarà visualizzato in un intervallo diverso della tabella. Si noti inoltre che i calcoli basati su formule verranno adattati automaticamente anche quando si modificano i dati di origine.
L’ordinamento per formule viene effettuato con l’aiuto di due funzioni: LARGE e OVERALL. La loro logica è la stessa, l’unica differenza è il risultato. La prima funzione produce l’intervallo di dati di input ordinati da numeri minori a maggiori, la seconda funzione produce l’intervallo di dati ordinati da numeri minori a maggiori.
Posizionare il cursore nella cella in cui si desidera iniziare a creare il nuovo elenco. Fate clic sulla riga della formula e iniziate a inserire una funzione con il seguente schema:
=NOME(X:X;FRECCIA(X1)) o =NOME(X:X;FRECCIA(X1)).
Al posto di X, digitate la lettera della colonna che contiene le informazioni da elaborare; non modificate il resto della formula. Premete quindi il tasto Invio per calcolare il primo valore più basso o più alto dell’intervallo indicato. Per continuare a calcolare il resto dei dati, spostare il cursore nell’angolo inferiore destro della cella e trascinarlo verso il basso.
Opzione 2: Microsoft Excel 2003
L’elaboratore di fogli di calcolo 2003 dispone di tutte le funzioni di cui sopra per l’ordinamento dei dati, ma si differenzia per l’interfaccia e la posizione di alcune opzioni.
Nota: le istruzioni per le funzioni LARGER e OVERALL non verranno trattate in quanto non sono diverse da quelle presentate in precedenza in questo articolo.
L’ordinamento standard alfabetico o da minore a maggiore si effettua in modo analogo, ma solo attraverso la barra degli strumenti – non ci sono opzioni corrispondenti nel menu contestuale. A tale scopo, selezionare la colonna di dati di cui si desidera modificare l’ordine e fare clic sull’icona “Ordina crescente” o “Ordina decrescente“.
Anche Microsoft Excel 2003 dispone di un ordinamento personalizzato, ma con meno opzioni: consente solo di modificare l’ordine dei dati originali in ordine crescente o decrescente. Per utilizzarla, è necessario selezionare la tabella, aprire il menu Dati e fare clic sulla voce “Ordinamento”.
È quindi necessario configurare la sequenza di ordinamento. A tale scopo, selezionare la colonna da modificare in ciascun elenco a discesa, quindi selezionare “ascendente” o “discendente”. Fare clic sul pulsante OK per applicare le impostazioni.
È inoltre possibile specificare ulteriori parametri di ordinamento facendo clic sul pulsante “Opzioni”. Nella finestra che si apre, selezionare il valore appropriato dall’elenco a discesa “Ordinamento per prima chiave” e, se necessario, selezionare la casella “Abbina caso“.
Nota! A differenza di Microsoft Excel 2007 – 2021, nel 2003 non è possibile aggiungere elenchi di chiavi personalizzati, ma sono disponibili solo quelli predefiniti (giorni della settimana e mesi).