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I grafici aiutano a presentare i dati numerici in un formato grafico, rendendo grandi quantità di informazioni molto più facili da capire. Possono anche essere usati per mostrare le relazioni tra diverse righe di dati. Un componente della suite Office di Microsoft, Word, permette anche di creare diagrammi, e vi mostreremo come farlo di seguito.
Importante: avere il software Microsoft Excel installato sul tuo computer fornisce capacità avanzate di grafici in Word 2003, 2007, 2010 – 2016 e versioni più recenti. Se non avete un elaboratore di fogli di calcolo installato, tuttavia, Microsoft Graph viene utilizzato per creare diagrammi. Verrà quindi presentato un diagramma con i dati collegati – come una tabella in cui è possibile non solo inserire i dati, ma anche importarli da un documento di testo e persino incollarli da altri programmi.
Creare un grafico di base in Wordboard
Ci sono due modi per aggiungere un diagramma al tuo elaboratore di testi Microsoft – incorporarlo in un documento o inserire un oggetto corrispondente da Excel (nel qual caso sarà collegato ai dati nel foglio di calcolo originale). La differenza principale tra questi grafici è dove vengono memorizzati i dati che contengono e come vengono aggiornati immediatamente dopo l’inserimento. Tutte le sfumature saranno trattate più in dettaglio in seguito.
Nota: alcuni grafici richiedono una disposizione specifica dei dati su un foglio di Microsoft Excel.
Opzione 1: incorporare il grafico in un documento
Un grafico Excel incorporato in Word non sarà alterato anche se il file originale viene modificato. Gli oggetti che sono stati aggiunti al documento in questo modo diventano parte del file di testo e perdono la loro connessione alla tabella.
Nota: poiché i dati contenuti nel grafico saranno memorizzati nel documento Word, l’uso dell’incorporamento è ottimale nei casi in cui non è necessario modificare questi stessi dati con il file di origine. Questo metodo è anche rilevante quando non volete che gli utenti che lavoreranno con il documento in futuro debbano aggiornare tutte le informazioni associate ad esso.
Se tutto quello che dovete fare è creare un diagramma di base e state lavorando da un documento di testo tipo template, potete farlo senza l’editor di Microsoft. Per un’alternativa più semplice ed economica, consigliamo Canva, un servizio online con il minimo indispensabile di strumenti per graficare e disegnare dati direttamente nel tuo browser e la capacità di integrarsi con i fogli di calcolo di Google.
- Inizia cliccando con il tasto sinistro del mouse dove vuoi aggiungere il grafico al tuo documento.
- Poi vai alla scheda “Inserisci” e nel gruppo di strumenti “Illustrazioni”, clicca su “Grafico”.
- Nella finestra di dialogo che appare, seleziona il tipo e il tipo di grafico che vuoi, in base alle sezioni della barra laterale e ai layout presentati in ciascuna. Quando hai fatto la tua selezione, clicca su OK.
- Il diagramma apparirà sul foglio e, leggermente sotto di esso, una miniatura del foglio Excel apparirà nella finestra divisa. Questo ti mostra anche esempi di valori che si applicano all’elemento che hai selezionato.
- Sostituisci i dati di default forniti in questa finestra di Excel con i valori che desideri. Oltre a queste informazioni, puoi sostituire le etichette degli assi di esempio(Colonna 1) e il nome della legenda(Riga 1).
- Dopo aver inserito i dati richiesti nella finestra di Excel, cliccate sul simbolo “Change data in Microsoft Excel” e salvate il documento usando le opzioni del menu File – Save As.
- Selezionate la posizione in cui volete salvare il documento e inserite il nome desiderato. Cliccate sul pulsante “Salva” e potete chiudere il documento.
Questo è solo uno dei possibili metodi che puoi usare per fare un grafico su foglio di calcolo in Word.
Opzione 2: grafico collegato da Excel
Questo metodo permette di creare un diagramma direttamente in Excel, in un foglio esterno del programma, e poi semplicemente incollarne una versione collegata in Word. I dati contenuti in questo tipo di oggetto saranno aggiornati quando vengono apportate modifiche/aggiunte al foglio esterno in cui sono memorizzati. L’editor di testo stesso memorizzerà solo la posizione del file originale, visualizzando i dati collegati presentati in esso.
Questo approccio alla creazione di diagrammi è particolarmente utile quando si vogliono includere informazioni di cui non si è responsabili. Per esempio, questi potrebbero essere i dati raccolti da un altro utente e saranno in grado di modificarli, aggiornarli e/o aggiungerli come richiesto.
- Usa le istruzioni nel link qui sotto per creare un grafico in Excel e riempire le informazioni necessarie.
Per saperne di più: Come fare un diagramma in Excel
- Evidenziare e ritagliare l’oggetto risultante. Puoi farlo con Ctrl+X o con il mouse e il menu della barra degli strumenti: seleziona il grafico e clicca su “Taglia” (gruppo Appunti, scheda Home).
- Nel documento Word, clicca dove vuoi aggiungere l’oggetto ritagliato nel passo precedente.
- Incolla il diagramma usando i tasti ‘Ctrl+V’, o seleziona il comando appropriato dal pannello di controllo (il pulsante ‘Paste’ nella casella di opzione ‘Clipboard‘).
- Salva il tuo documento, insieme al grafico che vi hai inserito.
Nota: le modifiche che fai al documento Excel originale (foglio esterno) appariranno immediatamente nel documento Word in cui hai incollato il diagramma. Per aggiornare i dati quando si riapre il file dopo averlo chiuso, è necessario confermare l’aggiornamento dei dati (pulsante Yes).
In questo particolare esempio abbiamo visto un grafico a torta in Word, ma si può creare qualsiasi tipo di grafico in questo modo, che sia un grafico a barre come nell’esempio precedente, un istogramma, un grafico a bolle, ecc.
Cambiare il layout e lo stile del grafico
Un grafico creato in Word può sempre essere modificato e aggiunto. Non è necessario aggiungere manualmente nuovi elementi, modificarli, formattarli – c’è sempre la possibilità di applicare lo stile o il layout esistente, di cui l’arsenale dell’editor di testo di Microsoft contiene molto. Ogni elemento può sempre essere modificato manualmente e personalizzato secondo i vostri bisogni o desideri, e lo stesso può essere fatto con ogni singola parte del grafico.
Applicare il layout pronto
- Clicca sul diagramma che vuoi modificare e vai alla scheda “Designer“, situata nella scheda principale “Working with Charts”.
- Seleziona il layout che vuoi usare (gruppo Diagram Styles), e sarà poi modificato con successo.
Nota: per vedere tutti gli stili disponibili, clicca sul pulsante in basso a destra del blocco di layout – sembra una linea con un triangolo che punta in basso.
Applicare uno stile preimpostato
- Clicca sul diagramma al quale vuoi applicare uno stile preimpostato e vai alla scheda “Designer”.
- Nel gruppo “Chart Styles”, seleziona quello che vuoi usare per il tuo grafico
- Le modifiche si rifletteranno immediatamente sull’oggetto che hai creato.
Usando le linee guida di cui sopra, puoi letteralmente cambiare i tuoi diagrammi al volo, scegliendo il layout e lo stile appropriato a seconda di ciò che è richiesto al momento. In questo modo puoi creare diversi modelli con cui lavorare e poi modificarli invece di crearne di nuovi (vedi sotto per come salvare i diagrammi come modello). Un semplice esempio: avete un grafico a barre o a torta e selezionando un layout adatto potete trasformarlo nel grafico percentuale mostrato nell’immagine qui sotto.
Cambiare il layout manualmente
- Clicca sul diagramma o sul singolo elemento per il quale vuoi cambiare il layout. Ci sono altri modi per farlo:
- Clicca in qualsiasi punto del grafico per attivare lo strumento grafico.
- Nella scheda Format, gruppo Current Snippet, clicca sulla freccia accanto a ‘Chart Elements’ e puoi selezionare l’elemento desiderato.
- Nella scheda “Designer “, nel gruppo “Diagram Layouts”, clicca sulla prima voce – “Add Diagram Element”.
- Nel menu che si apre, seleziona ciò che vuoi aggiungere o cambiare.
Nota: le opzioni di layout selezionate e/o modificate da voi saranno applicate solo all’elemento selezionato (parte dell’oggetto). Se hai selezionato un intero diagramma, per esempio, l’opzione Etichette dati sarà applicata a tutto il contenuto. Se è selezionato solo un punto di dati, le modifiche saranno applicate solo a quel punto di dati.
Regolare manualmente il formato degli elementi
- Clicca sul grafico o sull’elemento del grafico di cui vuoi cambiare lo stile.
- Vai alla scheda “Formato” nella sezione “Lavorare con i diagrammi” ed esegui l’azione richiesta:
- Per formattare l’elemento grafico selezionato, seleziona Format Selection dal gruppo “Current Segment”. Sarete quindi in grado di impostare le opzioni di formattazione richieste.
- Per formattare una forma che è un elemento del diagramma, seleziona lo stile desiderato nel gruppo Shape Styles. Oltre a questo potete anche riempire la figura, cambiare il colore del suo contorno, aggiungere effetti.
- Per la formattazione del testo, seleziona lo stile desiderato nel gruppo “WordArt Styles“. Qui puoi anche riempire il testo, definire il contorno del testo o aggiungere effetti speciali.
Salva come modello
Non è raro che un diagramma creato da voi sia necessario in futuro, che sia lo stesso o uno simile, non ha molta importanza. In questo caso, è meglio salvare l’oggetto risultante come modello, semplificando e velocizzando così il vostro lavoro in futuro. Per fare questo:
- Clicca con il tasto destro del mouse sul diagramma e seleziona “Save as template” dal menu contestuale.
- Nella finestra di sistema “Explorer ” che appare, specificate la posizione per il salvataggio e date il nome desiderato al file.
- Fare clic sul pulsante “Salva” per confermare.
Conclusione
Questo è tutto, ora sapete come fare qualsiasi grafico in Microsoft Word – incorporato o collegato, con un aspetto diverso, che può sempre cambiare e adattarsi alle vostre esigenze o necessità.